Eşyanın gümrükçe onaylanmış bir işlem veya kullanıma tabi tutulması gerek gümrük, gerekse dış ticaret ve maliye gibi farklı pek çok mevzuat bilgisinin yanı sıra teknik bilgiye sahip olmayı da gerektirmektedir. Örneğin, ithal edilmek istenilen eşyaya ilişkin vergilerin öğrenilmesi için öncelikle eşyanın GTİP’inin (gümrük tarife istatistik pozisyonu) bilinmesi gerekmektedir. Bu tespitin yapılabilmesi eşya hakkında teknik bilgiye sahip olunmasını gerektirir. Eşyanın gümrük vergisi, İthalat Rejim Kararı ile belirlenmekte olup, GTİP’i tespit edilen eşyanın söz konusu Karar eki listedeki yerinin tespit edilmesi gerekmektedir.

Gümrük işlemlerinin yürütüldüğü alanlar, gümrüklü alanlardır. Bu alanlara ancak yetkilendirilmiş kişiler girebilir.

Diğer taraftan, gümrük işlemlerinin (örneğin; gümrük beyannamesinin tescili, eşyadan numune alma, eşyanın muayenesi vb.) yürütülmesi için de yetki verilmiş kişilerin olması gerekir. İşte, bu işlemlerin yürütülmesi, gümrüklerde iş takibi olarak adlandırılır.

Gümrüklerde iş takibi konusunda hukuken bir sınırlama bulunmamaktadır. Kişiler kendi işlemlerini kendisi takip edebileceği gibi, bunu temsilci vasıtası ile de yürütebilirler. Temsil işlemi, doğrudan temsil veya dolaylı temsil olabilir.

Temsilcinin, başkasının adına ve hesabına hareket etmesine doğrudan temsil denir. Doğrudan temsilde, kendisine yetki verilmiş olan temsilcinin yapmış olduğu hukuki işlemin hüküm ve sonuçları işlemin yapıldığı andan itibaren doğrudan doğruya temsil olunana ait olur. Dolayısıyla, doğrudan temsil, tüzel kişiliğin bünyesinde, tüzel kişiliği temsile yetkili ve onun çalışanı sıfatındadır. Doğrudan temsilde, vergi idari cezadan, temsil edilen sorumludur.

Temsilcinin kendi adına, ancak başkasının hesabına hareket etmesidir. Dolayısıyla, temsilci temsil edilenin bünyesinde değil, vekaletnameyle, yetkilendirilen kişidir.